Darbai pasimeta tarp skirtingų sistemų
Kai darbai keliauja per kelias sistemas, el. paštą ir skirtingus kanalus, didėja rizika praleisti svarbias užduotis, dubliuoti informaciją ar prarasti bendrą vaizdą. LEAN padeda sukurti vieningą darbų valdymo principą, leidžiantį efektyviai planuoti darbus, stebėti jų eigą ir mažinti administracinę naštą.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
Nežinome, pas ką šiuo metu yra darbas.
Užduotys ateina iš kelių skirtingų sistemų.
Darbai pasimeta el. laiškuose.
Norint sužinoti darbų būseną, reikia klausinėti darbuotojų.
Tą pačią informaciją tenka suvesti keliose vietose.
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojų atsakingumas. Problema – organizacijoje nėra aiškaus darbų valdymo principo.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Darbai gaunami iš kelių skirtingų sistemų ar kanalų.
Nėra vienos vietos, kur matytųsi visi darbai.
Sudėtinga matyti darbuotojų darbo krūvį ir prioritetus.
Vadovams sunku stebėti darbų eigą ir terminus.
Ta pati informacija registruojama keliose vietose.
Darbų būseną tenka aiškintis telefonu, el. paštu ar žinutėmis.
Kodėl taip vyksta?
darbai organizaciją pasiekia iš skirtingų sistemų ir kanalų;
kiekvienas skyrius taiko skirtingą darbų valdymo praktiką;
nėra aiškaus susitarimo, kokia informacija būtina darbų stebėjimui;
siekiant matyti bendrą vaizdą, ta pati informacija dubliuojama keliose sistemose;
trūksta aiškaus darbų prioritizavimo ir būsenų valdymo.
Tikslas nėra turėti kuo daugiau sistemų. Tikslas – sukurti aiškų darbų valdymo principą, kuris padėtų efektyviai planuoti ir valdyti darbus.
Dažniausios klaidos
Kurti dar vieną sistemą, neišsprendus proceso problemų.
Reikalauti tą pačią informaciją registruoti keliose vietose.
Valdyti darbus tik el. paštu.
Neturėti aiškių darbų būsenų ir prioritetų.
Vertinti darbuotojų užimtumą, bet nematyti bendro darbų srauto.
Mąstyk LEAN
LEAN siekia, kad darbai organizacijoje būtų valdomi aiškiai, skaidriai ir be perteklinio administravimo.
Todėl pirmiausia susitariama:
kokie darbai turi būti matomi bendrai komandai;
kokia minimali informacija reikalinga darbų valdymui;
kokios turi būti darbų būsenos ir prioritetai;
kaip užtikrinti, kad informacija nebūtų dubliuojama.
Tik tada parenkamas tinkamiausias technologinis sprendimas.
Praktinis pavyzdys
Vienoje organizacijoje darbai darbuotojus pasiekdavo per dokumentų valdymo sistemą, el. paštą ir kitus kanalus. Kiekvienas darbuotojas savo darbus sekė skirtingai, todėl vadovams buvo sudėtinga matyti bendrą darbų eigą, o darbuotojai nenorėjo tos pačios informacijos papildomai registruoti dar vienoje sistemoje.
Komanda pirmiausia susitarė, kokia informacija yra būtina efektyviam darbų valdymui, kokios bus bendros darbų būsenos ir kaip bus matomi prioritetai. Sukūrus vieningą darbų valdymo principą, komanda pradėjo aiškiau matyti darbų srautus, atsakomybes ir eigą, o papildomas administravimas buvo sumažintas iki minimumo.
Pritaikyti LEAN metodai
Proceso analizė – leidžia įvertinti, kaip darbai juda organizacijoje ir kur atsiranda perteklinis administravimas.
e-LEAN / skaitmenizavimas – padeda parinkti technologinius sprendimus, kurie palaiko procesą, o ne kuria papildomą darbą.
Standartizuotas darbas – padeda susitarti dėl vieningos darbų valdymo tvarkos ir bendrų darbų būsenų.
Vizualus valdymas – padeda vienoje vietoje matyti darbų eigą, prioritetus ir atsakomybes.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
aiškesnio darbų valdymo;
mažiau pasimetusių užduočių;
geresnio darbų prioritetų matomumo;
mažesnio informacijos dubliavimo;
efektyvesnio komandos darbo planavimo.
Nuo ko pradėti?
Užduokite sau vieną klausimą:
Jeigu šiandien reikėtų per 30 sekundžių atsakyti, kiek darbų šiuo metu vykdoma, kokios jų būsenos ir pas ką jie yra – ar galėtumėte tai padaryti?
Jeigu atsakymas yra „ne“, tikėtina, kad problema slypi ne sistemose, o darbų valdymo procese.
Nemokamai
Atsisiųskite darbų valdymo šabloną ir susikurkite aiškią darbų planavimo bei stebėjimo sistemą savo organizacijoje.
Reikia pagalbos?
Jeigu jūsų organizacijoje darbai valdomi per kelias sistemas, el. paštą ar kitus kanalus ir trūksta bendro vaizdo, susisiekite. Kartu išanalizuosime darbo srautus, įvertinsime perteklinį administravimą ir sukursime darbų valdymo principą, kuris geriausiai atitiks jūsų organizacijos veiklą.