Nėra aiškių veiklos rodiklių
Rodikliai egzistuoja ne tam, kad būtų pildomos ataskaitos. Jie egzistuoja tam, kad padėtų priimti geresnius sprendimus. LEAN padeda sukurti aiškią rodiklių sistemą, leidžiančią stebėti pažangą ir laiku reaguoti į nukrypimus.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Atrodo, dirbame gerai.“
„Neturime kuo pagrįsti sprendimo.“
„Turime daug ataskaitų, bet jos nepadeda.“
„Kiekvienas skyrius matuoja skirtingus rodiklius.“
„Nežinome, ar pokytis davė rezultatą.“
Tikėtina, kad problema nėra duomenų trūkumas. Problema – nėra aiškios rodiklių sistemos.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Rodikliai nėra susieti su organizacijos tikslais.
Darbuotojai nežino, kokie rodikliai jiems svarbiausi.
Rodikliai aptariami retai arba tik ataskaitų metu.
Matuojama daug, bet sprendimai vis tiek priimami remiantis nuojauta.
Kliento patirtis nėra matuojama.
Po pokyčių nevertinama, ar rezultatas iš tiesų pagerėjo.
Kodėl taip vyksta?
nėra aiškiai apibrėžtų tikslų;
matuojama tai, ką lengviausia pamatuoti;
rodikliai nesusieti su kliento kuriama verte;
rodikliai nėra reguliariai aptariami komandoje;
nėra aiškios atsakomybės už rezultatų stebėjimą.
Rodikliai tampa naudingi tik tada, kai padeda priimti geresnius sprendimus.
Dažniausios klaidos
Kurti vis daugiau rodiklių.
Vertinti tik darbuotojų užimtumą.
Matuoti veiklą, bet ne rezultatą.
Analizuoti rodiklius tik kartą per metus.
Slėpti rodiklius nuo komandos.
Mąstyk LEAN
Lean remiasi principu:
Negalime pagerinti to, ko nematuojame.
Tačiau svarbu matuoti ne viską, o tai, kas padeda kurti vertę klientui ir priimti geresnius sprendimus.
Todėl organizacijos pirmiausia nusistato:
kokio rezultato siekia;
kaip atrodys sėkmė;
kokie rodikliai geriausiai atspindi pažangą;
kaip dažnai jie bus aptariami.
Rodikliai tampa kasdienio valdymo įrankiu, o ne tik ataskaitų dalimi.
Praktinis pavyzdys
Vienoje viešojo sektoriaus organizacijoje komandos reguliariai rengdavo veiklos aptarimus, tačiau diskusijos dažniausiai būdavo paremtos nuojauta – vieni manė, kad situacija gerėja, kiti matė tas pačias problemas.
Buvo sutarta dėl kelių aiškių rodiklių, kurie atspindėjo svarbiausius proceso tikslus: proceso trukmę, nebaigtų darbų skaičių, klientų pasitenkinimą ir terminų laikymąsi.
Rodikliai tapo matomi komandai ir buvo aptariami reguliariai. Tai leido greičiau pastebėti nukrypimus, priimti sprendimus remiantis faktais ir objektyviai įvertinti, ar įgyvendinti pokyčiai davė laukiamą rezultatą.
Pritaikyti Lean metodai
Veiklos rodiklių sistema (KPI) – Aiškiai apibrėžti rodikliai padeda stebėti organizacijos pažangą, priimti sprendimus remiantis duomenimis ir užtikrinti, kad komanda siektų bendrų tikslų.
ASAICHI – trumpi kasdieniai komandos susirinkimai, kurių metu aptariami svarbiausi veiklos rodikliai, nukrypimai, problemos ir sutariami konkretūs veiksmai joms spręsti.
Vizualus valdymas – kad svarbiausi rodikliai būtų matomi visai komandai.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
aiškesnių prioritetų;
sprendimų, paremtų duomenimis;
greitesnio problemų identifikavimo;
didesnio komandos įsitraukimo;
geresnės klientų patirties;
efektyvesnio pokyčių valdymo.
Nuo ko pradėti?
Užduokite sau vieną klausimą:
Jeigu rytoj galėtume matuoti tik tris rodiklius, kurie geriausiai parodytų, ar kuriame vertę klientui – kokie jie būtų?
Dažnai būtent šis klausimas padeda atsisakyti perteklinių ataskaitų ir susitelkti į tai, kas iš tiesų svarbu.
Nemokamai
Atsisiųskite KPI nustatymo šabloną ir susikurkite aiškią veiklos rodiklių sistemą savo organizacijai.
Reikia pagalbos?
Jeigu norite sukurti veiklos rodiklių sistemą, kuri padėtų priimti sprendimus ir skatintų nuolatinį tobulėjimą, susisiekite. Kartu įvertinsime, kokie rodikliai jūsų organizacijai sukurtų didžiausią vertę.