Per daug administracinės naštos
Kai darbuotojai didžiąją laiko dalį skiria dokumentams, derinimams ir pasikartojančioms administracinėms užduotims, mažiau laiko lieka vertę kuriančiai veiklai. LEAN padeda identifikuoti perteklinius veiksmus, supaprastinti procesus ir mažinti administracinę naštą.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Didžiąją dienos dalį pildome dokumentus.“
„Tą pačią informaciją suvedame kelis kartus.“
„Per daug derinimų ir parašų.“
„Procesai sudėtingesni nei turėtų būti.“
„Administravimui skiriame daugiau laiko nei pagrindinei veiklai.“
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojų produktyvumas. Problema – procesuose susikaupė daug vertės nekuriančių veiklų.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Informacija dubliuojama skirtingose sistemose.
Reikia daug derinimų.
Darbuotojai didelę laiko dalį skiria administravimui.
Procesuose daug laukimo.
Klientui vertė sukuriama tik mažoje proceso dalyje.
Darbuotojai nuolat skundžiasi biurokratija.
Kodėl taip vyksta?
procesai ilgainiui tapo sudėtingesni;
atsirado perteklinių kontrolės žingsnių;
dubliuojama informacija;
neperžiūrimi seni procesai;
nevertinama, kurios veiklos kuria vertę klientui.
Dažniausios klaidos
Kurti naujas formas neatsisakant senųjų.
Automatizuoti neefektyvų procesą.
Dauginti derinimo grandis.
Spręsti pavienius veiksmus, o ne visą procesą.
Neįtraukti darbuotojų į proceso analizę.
Mąstyk LEAN
LEAN padeda įvertinti kiekvieną proceso žingsnį ir atsakyti į klausimą – ar ši veikla kuria vertę klientui?
Tam svarbu:
identifikuoti švaistymus;
supaprastinti procesus;
atsisakyti perteklinių veiksmų;
standartizuoti procesus.
Mažesnė administracinė našta reiškia daugiau laiko vertę kuriančiam darbui.
Praktinis pavyzdys
Vienoje organizacijoje tas pats dokumentas buvo tikrinamas keliuose padaliniuose, o dalis informacijos kelis kartus suvedama į skirtingas sistemas. Atlikus proceso analizę buvo atsisakyta perteklinių veiksmų, supaprastintas derinimo procesas ir sumažintas informacijos dubliavimas.
Tai leido sutrumpinti proceso trukmę ir sumažinti darbuotojų laiką, skiriamą administravimui.
Pritaikyti LEAN įrankiai ir praktikos
Vertės srauto analizė (VSM) - Padeda įvertinti visą procesą, identifikuoti švaistymus ir rasti proceso tobulinimo galimybes.
SIPOC - Padeda aiškiai apibrėžti proceso ribas, dalyvius, įvestis, išvestis ir klientą.
Proceso žemėlapis - Padeda vizualiai pavaizduoti proceso eigą ir geriau suprasti, kaip vyksta darbas.
8 švaistymai - Padeda identifikuoti veiklas, kurios nekuria vertės klientui ir mažina proceso efektyvumą.
Standartizuotas darbas - Padeda sukurti aiškų ir vienodą darbo atlikimo būdą, mažinant klaidas ir priklausomybę nuo pavienių darbuotojų.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
mažesnės administracinės naštos;
trumpesnių procesų;
mažiau perteklinių veiksmų;
daugiau laiko klientui;
efektyvesnio darbuotojų darbo.
Nuo ko pradėti?
Paklauskite komandos:
„Kurias veiklas atliekame todėl, kad taip buvo įprasta, o ne todėl, kad jos kuria vertę klientui?“
Nemokamai
Atsisiųskite vertės srauto analizės (VSM) šabloną ir įvertinkite savo procesą.
Reikia pagalbos?
Jeigu norite sumažinti administracinę naštą ir supaprastinti procesus, susisiekite. Kartu identifikuosime perteklines veiklas ir sukursime efektyvesnį darbo procesą.