Problemos kartojasi vėl ir vėl
Organizacijos dažnai daug laiko skiria problemų gesinimui, tačiau retai sustoja išsiaiškinti tikrąją jų priežastį. Todėl sprendžiamos pasekmės, o ne priežastys. Dėl to tos pačios klaidos, vėlavimai ar klientų skundai kartojasi vėl ir vėl.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Šitą problemą jau sprendėme.“
„Vėl tas pats.“
„Kodėl tai kartojasi kiekvieną mėnesį?“
„Pataisėme, bet po kurio laiko problema sugrįžo.“
„Nuolat gesiname tas pačias problemas.“
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojai. Problema – organizacija sprendžia problemų pasekmes, o ne tikrąsias jų priežastis.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Tos pačios klaidos kartojasi.
Problemos trumpam išnyksta, bet netrukus sugrįžta.
Daug laiko skiriama taisymui, o ne prevencijai.
Komandos nuolat sprendžia tas pačias situacijas.
Nėra aišku, kodėl problema apskritai atsirado.
Po įgyvendintų sprendimų neįvertinama, ar problema iš tiesų išspręsta.
Kodėl taip vyksta?
sprendžiami problemų simptomai, o ne jų priežastys;
trūksta sistemingos problemų analizės;
sprendimai priimami skubotai, nepatikrinus jų veiksmingumo;
nėra standartizuoto darbo, todėl darbuotojai grįžta prie senų įpročių;
nevertinama, ar įgyvendinti pokyčiai davė laukiamą rezultatą.
Tik pašalinus tikrąją problemos priežastį galima tikėtis, kad ji nepasikartos.
Dažniausios klaidos
Skubėti kuo greičiau pašalinti problemos pasekmes.
Ieškoti kaltų žmonių, o ne analizuoti procesą.
Pasitenkinti laikinais sprendimais.
Neįtraukti komandos į problemos analizę.
Neužtikrinti, kad naujas darbo būdas taptų standartu.
Kaip į tai žiūri LEAN?
LEAN remiasi principu: problema yra galimybė tobulėti.
Todėl svarbiausia ne kuo greičiau pašalinti pasekmes, o suprasti, kodėl problema atsirado, ir užtikrinti, kad ji nepasikartotų ateityje.
Tam organizacijos:
sistemingai analizuoja problemų priežastis;
ieško ne kaltų žmonių, o proceso silpnųjų vietų;
išbando sprendimus;
standartizuoja pasiteisinusius darbo būdus.
Tik toks požiūris leidžia kurti ilgalaikius, o ne laikinus sprendimus.
Praktinis pavyzdys
Vienoje viešojo sektoriaus organizacijoje vis pasikartodavo ta pati problema – klientams vėluodavo atsakymai. Nors darbuotojai stengėsi laikytis terminų, situacija ilgainiui vėl sugrįždavo.
Atlikus problemos analizę paaiškėjo, kad pagrindinė priežastis buvo ne darbuotojų dėmesingumas, o skirtinga proceso vykdymo praktika ir neaiškus darbo paskirstymas.
Suvienodinus procesą, susitarus dėl bendro darbo standarto ir pradėjus reguliariai stebėti rezultatus, problema nustojo kartotis.
Pritaikyti LEAN metodai
5 Kodėl – padeda nuosekliai išsiaiškinti tikrąją problemos priežastį, o ne apsiriboti jos simptomais.trumpesnio problemų sprendimo laiko;
Ishikawa (priežasčių ir pasekmių diagrama) – leidžia sistemiškai išanalizuoti visas galimas problemos priežastis ir jų tarpusavio ryšius;
PDCA – padeda suplanuoti sprendimą, jį išbandyti, įvertinti rezultatus ir nuolat tobulinti procesą;
daugiau laiko vertę kuriančiai veiklai.
Standartizuotas darbas – užtikrina, kad pasiteisinęs sprendimas taptų kasdienio darbo dalimi ir problema nepasikartotų.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
mažiau pasikartojančių problemų;
trumpesnio problemų sprendimo laiko;
mažiau klaidų ir papildomo darbo;
tvaresnių pokyčių;
daugiau laiko vertę kuriančiai veiklai.
Nuo ko pradėti?
Pasirinkite vieną problemą, kuri jūsų organizacijoje kartojasi dažniausiai, ir užduokite klausimą „Kodėl?“ bent penkis kartus. Dažnai paaiškėja, kad pirmasis atsakymas atskleidžia tik problemos simptomą, o ne tikrąją priežastį.
Nemokamai
Atsisiųskite 5 Kodėl analizės šabloną ir išbandykite šį metodą savo organizacijoje.
Reikia pagalbos?
Jeigu jūsų organizacijoje tos pačios problemos kartojasi vėl ir vėl, susisiekite. Kartu išanalizuosime tikrąsias jų priežastis, pritaikysime tinkamiausius LEAN metodus ir sukursime sprendimus, kurie veikia ilgalaikėje perspektyvoje.