Procesai priklauso nuo vieno žmogaus
Kai procesų eiga, žinios ar sprendimai priklauso nuo vieno darbuotojo, organizacija tampa pažeidžiama – atostogos, liga ar darbuotojo išėjimas gali sustabdyti darbą. LEAN padeda standartizuoti procesus, aiškiai apibrėžti atsakomybes ir užtikrinti sklandų darbo tęstinumą.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Tik jis žino, kaip tai padaryti.“
„Palauksime, kol grįš iš atostogų.“
„Be šio darbuotojo procesas sustoja.“
„Naujus darbuotojus apmokyti labai sudėtinga.“
„Žinios perduodamos tik žodžiu.“
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojo kompetencija. Problema – procesai nėra standartizuoti, o svarbiausios žinios priklauso nuo vieno žmogaus.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Darbai sustoja darbuotojui išvykus.
Procesai nėra aprašyti.
Naujų darbuotojų adaptacija užtrunka.
Atsakomybės nėra aiškiai paskirstytos.
Informacija saugoma asmeniniuose failuose ar darbuotojų atmintyje.
Vadovai baiminasi darbuotojų kaitos.
Kodėl taip vyksta?
procesai niekada nebuvo standartizuoti;
žinios perduodamos neformaliai;
nėra aiškių darbo standartų;
procesai neaprašyti;
neplanuojamas žinių perdavimas.
Dažniausios klaidos
Manyti, kad visi ir taip žino procesą.
Neaprašyti svarbiausių veiklų.
Atsakomybę sutelkti vienam žmogui.
Neturėti darbuotojų pavadavimo sistemos.
Standartus kurti tik po darbuotojo išėjimo.
Mąstyk LEAN
LEAN padeda kurti procesus, kurie veikia nepriklausomai nuo konkretaus žmogaus.
Tam svarbu:
standartizuoti darbą;
aiškiai apibrėžti atsakomybes;
dokumentuoti procesus;
užtikrinti žinių perdavimą.
Taip organizacija tampa stabilesnė, o procesai – patikimesni.
Praktinis pavyzdys
Vienoje organizacijoje svarbiausias procesas buvo žinomas tik vienam specialistui. Jam išvykus atostogų, dalis darbų sustodavo, o klientų aptarnavimas sulėtėdavo. Be to, svarbūs dokumentai ir informacija buvo siunčiami el. paštu arba saugomi asmeniniuose aplankuose, todėl kiti darbuotojai negalėdavo greitai jų rasti.
Atlikus proceso analizę buvo sukurtas standartizuotas proceso aprašymas, aiškiai paskirstytos atsakomybės, keli darbuotojai apmokyti atlikti procesą, o visa aktuali informacija ir dokumentai perkelti į bendrą „SharePoint“ erdvę. Tai užtikrino sklandų darbo tęstinumą, greitesnį informacijos pasiekiamumą ir mažesnę priklausomybę nuo vieno darbuotojo.
Pritaikyti LEAN įrankiai ir praktikos
Standartizuotas darbas - Padeda sukurti aiškų ir vienodą darbo atlikimo būdą, mažinant klaidas ir priklausomybę nuo pavienių darbuotojų.
SIPOC - Padeda aiškiai apibrėžti proceso ribas, dalyvius, įvestis, išvestis ir klientą.
Proceso žemėlapis - Padeda vizualiai pavaizduoti proceso eigą ir geriau suprasti, kaip vyksta darbas.
Vizualus valdymas - Padeda aiškiai matyti proceso būklę, rodiklius ir problemas bei greičiau priimti sprendimus.
Darbo instrukcijos - Padeda aiškiai aprašyti darbo atlikimo eigą, užtikrinant vienodą proceso vykdymą ir lengvesnį žinių perdavimą.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
mažesnės priklausomybės nuo pavienių darbuotojų;
greitesnio naujų darbuotojų įvedimo;
aiškesnių atsakomybių;
stabilesnių procesų;
didesnio veiklos tęstinumo.
Nuo ko pradėti?
Paklauskite komandos: „Kurie procesai sustotų, jei rytoj vienas darbuotojas netikėtai negalėtų dirbti?“
Atsakymas dažnai parodo didžiausias organizacijos rizikas.
Nemokamai
Atsisiųskite proceso analizės formą ir sistemiškai įvertinkite savo procesą – nuo kliento poreikio iki tobulinimo galimybių.
Reikia pagalbos?
Jeigu norite sumažinti administracinę naštą ir supaprastinti procesus, susisiekite. Kartu identifikuosime perteklines veiklas ir sukursime efektyvesnį darbo procesą.