Procesai užtrunka per ilgai
Procesai dažniausiai užtrunka ne todėl, kad žmonės dirba per lėtai, o todėl, kad juose per daug laukimo, perteklinių veiksmų ir nekuriančios vertės darbo.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Vėl nespėjome su terminu.“
„Dokumentas vis dar pas kolegą.“
„Šitas procesas visada tiek trunka.“
„Mes neturime laiko.“
Tikėtina, kad problema nėra žmonės. Problema – pats procesas.
Kodėl taip vyksta?
Dažniausios priežastys:
Per daug perdavimų tarp skyrių.
Darbas laukia eilėje.
Vienas žmogus tampa „butelio kakleliu“.
Procesas turi daug nereikalingų žingsnių.
Nėra aišku, kas už ką atsakingas.
Dažnai organizacijos mato tik galutinį terminą, bet nemato, kiek laiko darbas iš tikrųjų yra laukimo būsenoje.
Dažniausios klaidos
Samdyti daugiau darbuotojų.
Skubinti komandą.
Kurti naujas taisykles.
Prašyti žmonių „dirbti greičiau“.
Tai dažniausiai tik padidina apkrovą, bet problemos neišsprendžia.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Proceso trukmė kiekvieną kartą skiriasi.
Darbuotojai nuolat klausia, kas dabar turi atlikti kitą veiksmą.
Tas pats dokumentas keliauja per kelis žmones.
Žmonės dažnai laukia kolegų atsakymo.
Niekas negali tiksliai pasakyti, kiek laiko realiai trunka procesas.
Kaip į tai žiūri LEAN?
Lean klausia ne: „Kaip priversti žmones dirbti greičiau?“ O: „Kaip iš tikrųjų atrodo šis procesas ir kur jame prarandamas laikas?“
Pirmiausia visas procesas nubraižomas nuo pradžios iki pabaigos naudojant Vertės srauto analizę (Value Stream Mapping – VSM). Tuomet matuojama:
kiek žingsnių sudaro procesą;
kurie žingsniai kuria vertę klientui;
kur susidaro laukimas;
kur darbas grįžta atgal;
kur procesas stringa;
kiek laiko iš tikrųjų trunka visas procesas.
Tik pamačius visą procesą galima priimti sprendimus, kurie mažina trukmę, o ne tik didina darbuotojų apkrovą.
Praktinis pavyzdys
Vienoje viešojo sektoriaus organizacijoje analizavome gauto dokumento registravimo procesą.
Iš pirmo žvilgsnio atrodė, kad darbuotojai tiesiog nespėja.
Tačiau išanalizavus procesą paaiškėjo, kad didelę laiko dalį sudarė ne pats darbas, o:
dokumentų perdavimai tarp skyrių;
laukimas, kol atsiras atsakingas darbuotojas;
tie patys dokumentai keliaudavo pirmyn ir atgal;
dalis veiksmų buvo atliekami rankiniu būdu, nors galėjo būti automatizuoti.
Įgyvendinus kelis paprastus pokyčius buvo atsisakyta nereikalingų perdavimų, dalis veiksmų perkelta tiesiogiai atsakingiems darbuotojams, o procesas tapo aiškesnis ir greitesnis.
Pritaikyti Lean metodai
SIPOC – padeda aiškiai apibrėžti proceso ribas, klientą, tiekėjus, įvestis ir išvestis.;
Vertės srauto analizė (VSM) – leidžia pamatyti visą procesą, identifikuoti laukimą, perteklinius veiksmus ir proceso trukmę.;
8 švaistymų analizė – padeda nustatyti veiklas, kurios nekuria vertės klientui;
Kaizen – padeda komandai generuoti sprendimus ir atrinkti didžiausią vertę kuriančius proceso patobulinimus.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
Kai šalinami ne žmonės, o proceso kliūtys, organizacijos dažniausiai pasiekia:
trumpesnį proceso laiką;
mažiau laukimo;
mažiau klaidų;
aiškesnes atsakomybes;
mažesnę administracinę naštą;
didesnį darbuotojų pasitenkinimą.
Nuo ko pradėti?
Užduokite sau vieną klausimą: Kur šiame procese darbas laukia ilgiausiai?
Dažniausiai būtent ten slypi didžiausia galimybė pagerinti procesą.
Nemokamai
Atsisiųskite Proceso analizės (Value Stream Mapping) šabloną ir išbandykite šį metodą savo organizacijoje.
Reikia pagalbos?
Jeigu norite kartu išanalizuoti konkretų procesą ir rasti didžiausius švaistymus, susisiekite – pirmojo pokalbio metu padėsime įsivertinti, nuo ko verta pradėti.