Skyriai nesusikalba
Dažnai problemos kyla ne dėl komunikacijos stokos, o todėl, kad nėra aiškaus proceso, atsakomybių ir bendro supratimo apie siekiamą rezultatą. LEAN padeda sujungti skirtingus skyrius į vieną sklandžiai veikiantį procesą.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Čia ne mūsų atsakomybė.“
„Mes negavome reikalingos informacijos.“
„Kitas skyrius vėl vėluoja.“
„Kiekvienas dirba savaip.“
„Nuolat tenka aiškintis, kas turėjo atlikti šį veiksmą.“
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojų komunikacija. Problema – nėra aiškiai apibrėžto proceso ir atsakomybių.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Tas pats darbas atliekamas keliuose skyriuose.
Informacija tarp skyrių perduodama ne visa arba pavėluotai.
Darbai dažnai grąžinami taisyti.
Atsakomybės tarp skyrių persidengia arba nėra aiškios.
Kiekvienas skyrius procesą supranta skirtingai.
Problemos kyla perduodant darbą kitam proceso etapui.
Kodėl taip vyksta?
nėra bendro proceso aprašymo;
kiekvienas skyrius optimizuoja tik savo darbo dalį;
neaiškiai paskirstytos atsakomybės;
trūksta susitarimų dėl informacijos perdavimo;
procesai nevertinami nuo kliento poreikio iki galutinio rezultato.
Efektyvus procesas prasideda tada, kai visi jo dalyviai siekia bendro rezultato, o ne tik gerai atlieka savo dalį.
Dažniausios klaidos
Ieškoti kaltų tarp skyrių.
Tobulinti tik vieno skyriaus darbą.
Kurti papildomus derinimus vietoj aiškesnio proceso.
Neįtraukti visų proceso dalyvių į proceso analizę.
Neaiškiai apibrėžti atsakomybes.
Mąstyk LEAN
LEAN procesą vertina kaip vieną vientisą vertės kūrimo grandinę.
Todėl svarbu, kad visi proceso dalyviai matytų bendrą tikslą, suprastų savo atsakomybę ir žinotų, kokią vertę turi perduoti kitam proceso etapui.
Tam organizacijos:
išsigrynina proceso ribas;
aiškiai apibrėžia atsakomybes;
susitaria dėl informacijos perdavimo;
analizuoja procesą nuo pradžios iki pabaigos, o ne tik atskirus jo etapus.
Praktinis pavyzdys
Vienoje organizacijoje skirtingų skyrių darbuotojai buvo pakviesti kartu nubraižyti visą procesą nuo kliento kreipimosi iki galutinio rezultato.
Nors visi dirbo tame pačiame procese, paaiškėjo, kad kiekvienas jį matė iš savo perspektyvos. Vieniems trūko informacijos, kiti nežinojo, ko tikisi kitas proceso etapas, todėl darbai dažnai grįždavo taisyti arba užtrukdavo ilgiau.
Vizualiai išsigryninus visą procesą ir susitarus dėl aiškių atsakomybių, skyriai pradėjo dirbti kaip viena komanda, o ne kaip atskiros grandys.
Pritaikyti LEAN metodai
SIPOC – padeda aiškiai apibrėžti proceso ribas, proceso dalyvius, įvestis, išvestis ir klientus.
Proceso schema – leidžia matyti visą procesą nuo pradžios iki pabaigos ir identifikuoti vietas, kuriose nutrūksta informacijos ar darbų perdavimas.
Aiškios atsakomybės – padeda susitarti, kas, kada ir už ką yra atsakingas kiekviename proceso etape.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
sklandesnio bendradarbiavimo tarp skyrių;
aiškesnių atsakomybių;
mažiau grįžtančių darbų;
trumpesnio proceso laiko;
geresnės klientų patirties.
Nuo ko pradėti?
Pasikvieskite visus procese dalyvaujančius skyrius ir kartu nubraižykite visą proceso eigą nuo pradžios iki pabaigos. Dažnai jau šio pratimo metu paaiškėja, kuriose vietose atsakomybės persidengia, trūksta informacijos arba procesas vykdomas skirtingai.
Nemokamai
Atsisiųskite SIPOC šabloną ir kartu su komanda aiškiai apibrėžkite proceso ribas, dalyvius bei atsakomybes.
Reikia pagalbos?
Jeigu jūsų organizacijoje procesai vyksta per kelis skyrius ir kyla iššūkių dėl atsakomybių ar bendradarbiavimo, susisiekite. Kartu išanalizuosime visą procesą, aiškiai paskirstysime atsakomybes ir sukursime sklandesnį darbo modelį.