Vadovai nuolat gesina gaisrus
Kasdienes problemas sprendžiant po vieną, nebelieka laiko vadovauti organizacijai ir kurti ilgalaikių sprendimų. LEAN padeda identifikuoti pagrindines problemų priežastis, sukurti aiškius procesus ir kasdienio valdymo sistemą, kad problemos būtų sprendžiamos dar prieš joms tampant „gaisrais“.
Simptomai
Jeigu jūsų organizacijoje dažnai girdite:
„Vis atsiranda naujų skubių problemų.“
„Neturime laiko strateginiams darbams.“
„Vadovas sprendžia visus klausimus.“
„Kasdien dirbame gaisrų gesinimo režimu.“
„Tas pačias problemas sprendžiame vėl ir vėl.“
Tikėtina, kad problema nėra darbuotojų užimtumas. Problema – organizacijoje trūksta aiškių procesų, kasdienio veiklos valdymo ir sistemingo problemų sprendimo.
Kaip atpažinti, ar ši problema yra jūsų organizacijoje?
Vadovai didžiąją laiko dalį skiria operatyvinių problemų sprendimui.
Tos pačios problemos nuolat kartojasi.
Darbuotojai laukia vadovo sprendimų.
Prioritetai nuolat keičiasi.
Trūksta laiko procesų tobulinimui ir strateginiams darbams.
Problemos sprendžiamos tik tada, kai jau trukdo darbui.
Kodėl taip vyksta?
procesai nėra aiškiai apibrėžti;
problemos sprendžiamos tik atsiradus pasekmėms;
nėra kasdienio veiklos valdymo sistemos;
neanalizuojamos pagrindinės problemų priežastys;
visa atsakomybė tenka vadovams.
Kai organizacijoje nėra sistemos, problemos tampa kasdienybe, o vadovai – pagrindiniais jų sprendėjais.
Dažniausios klaidos
Spręsti tik pasekmes, o ne problemų priežastis.
Tikėtis, kad visas problemas išspręs vadovas.
Kiekvieną situaciją spręsti individualiai.
Nekaupti ir neanalizuoti pasikartojančių problemų.
Neturėti aiškios kasdienės veiklos valdymo sistemos.
Mąstyk LEAN
LEAN padeda pereiti nuo nuolatinio reagavimo prie sistemingo veiklos valdymo. Problemos tampa galimybe tobulinti procesus, o ne kasdieniais „gaisrais“.
Tam svarbu:
identifikuoti pagrindines problemų priežastis;
standartizuoti procesus;
reguliariai stebėti veiklos rodiklius;
problemas spręsti ten, kur jos atsiranda.
Tikslas – kad vadovai daugiau laiko skirtų organizacijos vystymui, o ne kasdienių problemų gesinimui.
Praktinis pavyzdys
Vienoje organizacijoje beveik visi svarbesni sprendimai buvo priimami vadovo. Darbuotojai nuolat laukdavo jo patvirtinimų, vizų ar atsakymų į kasdienius klausimus. Dėl to vadovas didžiąją darbo dienos dalį skirdavo operatyviniams klausimams, o procesų tobulinimui, darbuotojų ugdymui ir strateginiams sprendimams laiko beveik nebelikdavo.
Organizacija aiškiau paskirstė atsakomybes, standartizavo sprendimų priėmimą ir įvedė reguliarius komandos susirinkimus. Darbuotojai tapo savarankiškesni, daugiau klausimų išsispręsdavo komandos lygmeniu, o vadovas galėjo daugiau dėmesio skirti organizacijos vystymui ir žmonių ugdymui.
Pritaikyti LEAN įrankiai ir praktikos
PDCA - Padeda sistemingai planuoti, įgyvendinti, įvertinti ir nuolat tobulinti procesus.
5 Kodėl - Padeda nustatyti tikrąją problemos priežastį, o ne spręsti tik jos pasekmes.
Asaichi - Kasdieniai trumpi komandos susirinkimai, padedantys aptarti rezultatus, problemas ir veiksmus.
A3 problemų sprendimas - Padeda aiškiai išanalizuoti problemą, nustatyti jos priežastis ir suplanuoti sprendimus.
Vizualus valdymas - Padeda aiškiai matyti proceso būklę, rodiklius ir problemas bei greičiau priimti sprendimus.
Kokių rezultatų galima tikėtis?
mažiau pasikartojančių problemų;
daugiau laiko strateginiams darbams;
greitesnio problemų sprendimo;
didesnės darbuotojų atsakomybės;
stabilesnių procesų.
Nuo ko pradėti?
Paklauskite savęs: „Kokias tris problemas mūsų vadovai sprendžia kiekvieną savaitę?“
Jeigu jos nuolat kartojasi, tikėtina, kad reikia tobulinti ne žmones, o procesą.
Nemokamai
Atsisiųskite PDCA analizės formą ir pradėkite sistemingai spręsti pasikartojančias problemas.
Reikia pagalbos?
Jeigu norite, kad vadovai mažiau laiko skirtų „gaisrų gesinimui“, o daugiau – organizacijos vystymui, susisiekite. Kartu identifikuosime pagrindines problemų priežastis ir sukursime sistemą, padedančią jų išvengti ateityje.